Durante el proceso de facturación electrónica, los datos del comprador y del vendedor se incluyen en la factura emitida. Este documento contiene información como la dirección del destinatario, el estado y el precio del producto. Para el número de referencia relacionado con la factura, es importante que sea único y utilizado para cada factura. No debe ser igual a otros números de referencia. Por último, el código QR es obligatorio. En las facturas elaboradas en medios electrónicos, las transacciones de firma se realizan con el código QR. Toda la información sobre la factura está en el código QR, por lo que es posible llegar a esa información rápidamente.
Proceso paso a paso para generar una factura electrónica
Las empresas pueden administrar sus procesos comerciales de manera instantánea y efectiva a través de soluciones de software B2B. Gracias a la facturación electrónica, pueden continuar su comercio con todas las demás empresas en su ecosistema a través del sitio web. En los últimos años, estos sistemas han creado satisfacción entre muchas empresas y clientes. Para que estas facturas tengan validez en los medios electrónicos, hay información que debe estar incluida:
- Se debe especificar el tipo de documento (Factura electrónica – Nota de crédito – Nota de Debito etc.)
- El nombre legal del proveedor
- El proveedor que emite la factura electrónica debe tener una ID Tributaria
- Se debe especificar la dirección del proveedor que emite la factura electrónica
- Se debe especificar la ubicación del proveedor, como ciudad, pueblo, aldea etc.
- Código de estado del proveedor
- Código pin del proveedor
- Para que la factura sea única, sólo se requiere el número de documento perteneciente a la factura.
- Indicación de la fecha y hora actual al emitir la factura
- Nombre legal del destinatario
- ID Tributaria del comprador
- Dirección del comprador
- Código de estado del destinatario
- Número de referencia de la factura
- Envío a estado, código PIN y código de estado
- Código de tipo de suministro
- Descripción del Producto
- Se debe ingresar un código HSN válido para ciertos bienes/servicios
- Precio del producto
- Valor total de la factura
El proveedor y el comprador pueden enviar estos documentos a su contador. Gracias al archivo, este documento no se pierde de ninguna manera. Puede ver el documento con un clic cuando lo desee. El segundo paso es establecer el número de referencia único de la factura.
Determinación del número de referencia de la factura
- Uso de la herramienta fuera de línea
- Uso de API (con integración GSP)
- Uso de API (mediante integración directa)
- Uso de API (a través de la ID Tributaria de una empresa hermana activada)
- Contribuyentes con API E-way Bill habilitada
En el tercer paso, se crea el código QR. Después de crear el número de referencia en el sistema de factura electrónica, el documento se firmará gracias al mismo código QR que permite ver, verificar y acceder rápidamente a las facturas desde dispositivos portátiles.
Información que se obtendrá cuando se lea el código QR:
- ID Tributaria del proveedor y comprador
- Número de factura emitida por el proveedor
- Fecha de creación de la factura
- Valor de la factura
- Numero de todos los ítems
- Código HSN de artículos principales
- IRN único
Ventajas de la factura electrónica
Gracias al sistema de facturación electrónica, se reducen los costos de las facturas, como la impresión, el envío y los archivos. Después de cambiar a la facturación electrónica corporativa, los procesos de facturación requieren menos mano de obra. Las ventajas de la factura electrónica para proveedores y compradores incluyen:
Las ventajas de la factura electrónica para proveedores
- Pago y flujo de caja más rápidos
- Cálculo más rápido
- Costo más bajo
- Menos errores
- Mejora de la satisfacción del cliente
Las ventajas de la factura electrónica para los compradores
- Mayor productividad y automatización
- Reducción de costo
- Descuentos por pronto pago
- Mejora de las relaciones con los proveedores
En 4A Labs continuamos con nuestros servicios especializados en facturación electrónica. Ofrecemos soluciones personalizadas para las necesidades de facturación electrónica de las marcas con las que nos asociamos. A la fecha contamos con referencias en diferentes aplicaciones de factura electrónica para muchas marcas internacionales. Para aprovechar estas oportunidades, contáctenos y obtenga información más detallada.