Electronic invoice es más comúnmente conocido como factura electrónica. Como sugiere el nombre, se trata de facturas preparadas electrónicamente y enviadas a las direcciones de correo electrónico de las personas, generalmente en formato pdf o xml.
Electronic Invoice System es utilizado por muchas agencias gubernamentales y organizaciones privadas. Las preferencias de facturación generalmente se dejan al consumidor. El consumidor puede elegir recibir su factura en forma impresa o electrónica. Para la visualización de facturas electrónicas, es suficiente iniciar sesión en el sistema, con información como el número de suscripción o el nombre de usuario. Se requiere un lector de pdf o un navegador web.
¿Qué es un sistema de facturación electrónica?
Las facturas electrónicas pueden reflejar el costo de un servicio ofrecido por un proveedor, como electricidad, agua o gas natural. También puede ser una factura de un producto comprado en línea. En las compras electrónicas, las facturas a menudo se envían tanto impresas como electrónicamente. Está previsto que pronto todas las organizaciones utilicen la facturación electrónica.
El E-invoicing no es solo para los consumidores individuales, ya que a menudo se prefiere entre las empresas. Esto simplifica el proceso de facturación entre empresas y se reduce el tiempo destinado al proceso de carga. Una factura electrónica no es solo un correo electrónico reenviado. Estas facturas también se almacenan en los servidores de la empresa u organización emisora.
El sistema de factura electrónica en realidad está directamente relacionado con el concepto de transformación electrónica. El e-transformación se puede definir como la realización de información, activos, valores o necesidades en un entorno digital. Los puntos clave aquí son la velocidad y la economía.
Ejemplos de sistemas de transformación electrónica son las aplicaciones de contabilidad electrónica, boleto electrónico, factura electrónica, recibo y archivos electrónicos.
¿Cuáles son algunos beneficios de un sistema de facturación electrónica?
Cuando las facturas se producen impresas, se crean costos de papel innecesarios y no son amigables con el medio ambiente debido al aumento de la tala. Por estas razones, las organizaciones intentan animar a las personas a utilizar únicamente la facturación electrónica.
Estas son algunas de las ventajas de las facturas electrónicas:
- Costo reducido de materiales como impresora, tóner y cartucho.
- Se eliminan los costos postales y de archivo.
- Respetuoso con el medio ambiente, más árboles significan más oxígeno y más espacios verdes.
- En comparación con las facturas en papel, es menos probable que contengan errores o información falsa. Estas facturas se controlan automáticamente a través de varios softwares.
- Dado que las facturas estarán protegidas en internet, se elimina el riesgo de perderlas. De esta manera es posible crear un archivo de factura electrónica. Las facturas electrónicas se pueden encontrar fácilmente con una simple consulta web o en carpetas como archivos descargados.
- En términos de validez legal, las facturas electrónicas no se diferencian de las facturas impresas.
- Crear una factura electrónica es un proceso muy rápido y práctico en comparación con las facturas impresas.
- En las facturas electrónicas, es posible buscar información específica rápidamente.
En nuestro mundo, donde las tecnologías de la información y la seguridad de los datos se desarrollan día a día, el uso de sistemas de transformación electrónica, como la facturación electrónica, continúa aumentando a nivel mundial.